Ứng Dụng Trí Tuệ Cảm Xúc (EI) và Chánh Niệm (Mindfulness) trong Quản Lý Dự Án – Xử Lý VUCA, BANI và Ngộ Nhận Thông Tin
Trong thế giới ngày nay, các nhà quản lý dự án (PM) không chỉ đối diện với những thách thức về kỹ thuật hay tiến độ, mà còn phải điều hướng giữa những thay đổi nhanh chóng, sự không chắc chắn và những yếu tố phức tạp khác. Để giữ vững tinh thần, điều chỉnh cảm xúc, duy trì sự sáng suốt và ngăn ngừa ngộ nhận thông tin, Trí Tuệ Cảm Xúc (EI) và Chánh Niệm (Mindfulness) là những công cụ quý giá giúp các nhà quản lý làm việc hiệu quả hơn trong bối cảnh đầy biến động của VUCA và BANI.
Các nhà lãnh đạo từ các công ty lớn trên thế giới như Google, Toyota, Facebook, Siemens đã chứng minh rằng EI và Mindfulness không chỉ giúp điều chỉnh cảm xúc cá nhân mà còn tăng cường khả năng ứng phó với căng thẳng, tạo nên sự kết nối và thúc đẩy động lực trong đội ngũ.
I. Trí Tuệ Cảm Xúc (EI) – Điều Chỉnh Cảm Xúc trong Quản Lý Dự Án
Emotional Intelligence (EI) là khả năng nhận biết, hiểu và quản lý cảm xúc của chính mình cũng như của người khác. EI giúp các nhà quản lý dự án (PM) xây dựng khả năng tự nhận thức, tự điều chỉnh và thấu hiểu, tạo sự kết nối và cải thiện mối quan hệ trong đội ngũ.
1. Tự Nhận Thức (Self-awareness)
Tự nhận thức là khả năng hiểu rõ cảm xúc của mình và nhận biết khi nào chúng bắt đầu ảnh hưởng đến quyết định hoặc hành vi của mình. Một nhà quản lý dự án tại Google thường xuyên gặp áp lực khi phải xử lý các yêu cầu thay đổi từ khách hàng trong thời gian gấp rút. Thay vì mất bình tĩnh và phản ứng phòng thủ khi bị chỉ trích, cô dành vài giây để tạm dừng, hít thở sâu và nhận ra rằng bản thân đang cảm thấy áp lực. Nhờ vậy, cô không để cảm xúc lấn át, vẫn giữ thái độ chuyên nghiệp và tập trung vào việc giải quyết vấn đề.
Kỹ thuật hỗ trợ: Khi gặp áp lực, bài tập thở sâu giúp PM giảm bớt căng thẳng. Hít vào sâu trong 4 giây, giữ hơi 4 giây, sau đó thở ra trong 6 giây. Bài tập này giúp làm dịu hệ thần kinh, kích thích sản sinh GABA – một chất ức chế thần kinh giúp giảm căng thẳng và tạo cảm giác thư giãn, từ đó duy trì sự tỉnh táo.
2. Tự Quản Lý (Self-management)
Tự quản lý là khả năng điều chỉnh và kiểm soát cảm xúc của mình, đặc biệt là trong những tình huống khó khăn. Đối với một PM tại Toyota, Nhật Bản, khả năng tự quản lý đã giúp anh đối mặt với tình huống khi một nhà cung cấp lớn đột ngột rút khỏi dự án. Thay vì hoảng sợ, anh giữ bình tĩnh, lập lại kế hoạch và động viên đội ngũ để hoàn thành tiến độ đúng hẹn.
Kỹ thuật hỗ trợ: Khi cảm thấy căng thẳng, việc uống một ly nước mát có thể giúp giảm nhiệt độ cơ thể, làm dịu tâm trí và tăng cường sự tỉnh táo. Các nghiên cứu cho thấy rằng mất nước nhẹ cũng có thể làm giảm khả năng tập trung và làm gia tăng căng thẳng. Vì vậy, việc uống nước không chỉ là bổ sung năng lượng mà còn là cách đơn giản giúp PM điều chỉnh cảm xúc và tâm trạng một cách nhanh chóng.
3. Nhận Thức Xã Hội (Social awareness)
Nhận thức xã hội là khả năng nhận biết và thấu hiểu cảm xúc của người khác. Một nhà quản lý tại Siemens, Đức, nhận thấy một thành viên trong nhóm trở nên ít nói và có biểu hiện căng thẳng. Thay vì bỏ qua, anh chủ động tiếp cận, trò chuyện và lắng nghe những khó khăn của người này. Qua đó, không chỉ giúp thành viên giảm bớt căng thẳng mà còn tăng cường mối quan hệ và tạo sự đồng cảm trong nhóm.
Kỹ thuật hỗ trợ: Khi lắng nghe người khác, PM có thể thực hiện "khoảng dừng chánh niệm". Trước khi trả lời, hãy tạm dừng vài giây và tập trung vào người đối diện. Phương pháp này giúp PM loại bỏ các suy nghĩ phân tán, tăng cường sự đồng cảm và hiểu rõ hơn về cảm xúc của người khác.
4. Quản Lý Quan Hệ (Relationship management)
Quản lý quan hệ là khả năng xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ tích cực, tạo động lực và giải quyết xung đột hiệu quả. Tại SAP, Đức, khi có mâu thuẫn giữa hai thành viên trong nhóm về phương án làm việc, PM không đứng ngoài mà làm trung gian, giúp hai bên hiểu rõ quan điểm của nhau. Việc này giúp xây dựng lòng tin, duy trì sự đoàn kết và gắn kết trong nhóm.
Kỹ thuật hỗ trợ: Trước khi tham gia vào các cuộc đối thoại căng thẳng, PM có thể thực hiện bài tập thở để giữ bình tĩnh. Kỹ thuật này giúp họ tiếp cận vấn đề một cách sáng suốt, không để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến quyết định, từ đó tạo môi trường giao tiếp tích cực và chuyên nghiệp.
II. Mindfulness – Chánh Niệm và Tập Trung
Mindfulness, hay chánh niệm, là khả năng giữ tâm trí tập trung vào hiện tại mà không bị phân tán bởi những suy nghĩ và yếu tố gây nhiễu xung quanh. Mindfulness giúp PM giảm thiểu lo lắng, tăng cường khả năng ra quyết định và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Các nhà quản lý tại Facebook đã chia sẻ rằng họ thường thực hành mindfulness để giảm căng thẳng trước khi đưa ra các quyết định quan trọng trong thời gian ngắn.
Chánh Niệm Bên Trong (Internal Focus)
Mindfulness bên trong giúp PM nhận diện và kiểm soát cảm xúc của bản thân, từ đó duy trì sự điềm tĩnh trong tình huống căng thẳng. Một nhà quản lý tại Facebook đã sử dụng mindfulness để tự điều chỉnh tâm trạng trong những cuộc họp khẩn cấp. Anh tập trung vào hơi thở của mình, giúp não bộ thư giãn và lấy lại bình tĩnh, tránh đưa ra quyết định vội vàng.
Chánh Niệm Bên Ngoài (External Focus)
Chánh niệm giúp PM duy trì sự chú ý vào người đối diện hoặc thông tin hiện tại mà không bị phân tâm. Tại Toyota, một PM đã tập trung vào việc lắng nghe khi thấy một nhân viên mới có dấu hiệu lo lắng. Việc này giúp anh nhận ra những lo âu của nhân viên, hỗ trợ kịp thời và tạo ra một môi trường làm việc gắn kết và thoải mái.
Kỹ thuật hỗ trợ: Khi tiếp nhận thông tin từ các thành viên trong nhóm, PM có thể thực hiện bài tập lắng nghe tích cực, tập trung hoàn toàn vào câu chuyện của người khác trong vòng 5 giây trước khi đáp lời, giúp tránh bị phân tán và tăng khả năng lắng nghe sâu.
III. Ứng Phó với Thách Thức VUCA và BANI, Ngăn Ngừa Ngộ Nhận Thông Tin
Các yếu tố VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) và BANI (Brittle, Anxious, Nonlinear, Incomprehensible) đã trở thành một phần tất yếu trong công việc hàng ngày. Để quản lý những biến động và sự phức tạp này, EI và Mindfulness giúp các PM giữ vững tinh thần và tránh ngộ nhận thông tin.
Sự biến động (Volatility) và Mong manh (Brittleness): Các nhà quản lý tại một công ty kỹ thuật lớn ở Đức đã áp dụng kỹ thuật thở sâu khi đối mặt với những thay đổi đột ngột. Điều này giúp duy trì sự bình tĩnh và tiếp cận vấn đề một cách rõ ràng.
Không chắc chắn (Uncertainty) và Lo lắng (Anxiousness): Các PM tại Facebook thường sử dụng kỹ thuật hít thở để xả stress khi đối diện với tình huống không chắc chắn. Kỹ thuật hít thở sâu giúp giảm cảm giác lo âu, từ đó duy trì sự tập trung vào vấn đề cốt lõi mà không để lo lắng lấn át.
Phức tạp (Complexity) và Phi tuyến tính (Nonlinearity): PM tại các tập đoàn lớn nhận thức được rằng sự phức tạp trong công việc có thể làm họ mất đi sự tập trung. Những bài tập thở chánh niệm kết hợp với việc uống nước giúp làm dịu tâm lý và tạo điều kiện để nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể.
IV. Xả Stress để Duy Trì Tâm Trạng Tích Cực và Sức Khỏe Tinh Thần
Xả stress đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tâm lý tích cực. Tại Toyota, các PM thường dành vài phút để đi bộ trong không gian mở hoặc uống một ly nước mát. Những hành động này giúp họ lấy lại sự cân bằng và duy trì trạng thái tỉnh táo, từ đó cải thiện khả năng ra quyết định.
Một PM tại Siemens thường uống nước trước khi bước vào các cuộc họp căng thẳng. Việc uống nước không chỉ giúp giảm căng thẳng mà còn giúp duy trì sự tỉnh táo và tập trung cao độ, đặc biệt trong các buổi làm việc dài và nhiều áp lực.
Kết Luận
Trí tuệ cảm xúc, chánh niệm và các kỹ thuật xả stress đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý vượt qua những thử thách của môi trường VUCA và BANI. Khi PM biết cách điều chỉnh cảm xúc, duy trì sự tập trung và tỉnh táo, họ không chỉ xây dựng được đội ngũ gắn kết mà còn đưa ra quyết định sáng suốt, tạo nên thành công bền vững cho dự án và tổ chức. Việc áp dụng EI và Mindfulness không chỉ giúp nhà quản lý đối phó với áp lực, mà còn mở ra cánh cửa cho sự phát triển bền vững và cân bằng trong công việc cũng như cuộc sống.
Đọc thêm "Search Inside Yourself" - Hành Trình Khám Phá Chánh Niệm và Trí Tuệ Cảm Xúc để Thành Công và Hạnh Phúc Bền Vững tại đây.
Nhận xét
Đăng nhận xét