Influencing (tạo ảnh hưởng) là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong quản trị program và dự án. Trong vai trò Program Manager hay Project Manager, việc ảnh hưởng đến các bên liên quan – từ đội ngũ nội bộ, khách hàng, đối tác đến lãnh đạo cấp cao – là yếu tố quyết định sự thành công của dự án. Khác với thẩm quyền trực tiếp, tạo ảnh hưởng là cách thuyết phục và định hướng hành động mà không cần ép buộc, giúp xây dựng lòng tin, sự đồng thuận và cam kết của mọi người.
1. Tại Sao Influencing Là Kỹ Năng Cốt Lõi Trong Quản Trị Program Và Dự Án?
Quản trị chương trình và dự án thường yêu cầu phối hợp giữa nhiều đội nhóm và bộ phận khác nhau. Trong nhiều trường hợp, Program Manager và Project Manager không có thẩm quyền trực tiếp với tất cả các thành viên hoặc đối tác. Do đó, khả năng tạo ảnh hưởng tích cực thông qua giao tiếp, sự tin tưởng và uy tín cá nhân là rất quan trọng để:
- Đảm bảo mọi người cam kết với mục tiêu chung.
- Giải quyết xung đột và điều phối sự hợp tác.
- Duy trì tinh thần làm việc tích cực và động viên đội ngũ.
Kỹ năng tạo ảnh hưởng không chỉ mang lại kết quả trong công việc hiện tại, mà còn giúp xây dựng uy tín và củng cố mối quan hệ lâu dài với các bên liên quan.
2. Các Yếu Tố Quan Trọng Của Influencing Hiệu Quả
2.1. Xây Dựng Sự Tin Tưởng Và Uy Tín
Không có sự tin tưởng, mọi nỗ lực tạo ảnh hưởng đều trở nên vô nghĩa. Để có được sự tin tưởng, Program Manager và Project Manager cần:
Luôn minh bạch và trung thực trong giao tiếp.
Giữ lời hứa và thực hiện cam kết đúng hạn.
Chứng minh năng lực thông qua hành động thực tế.
Ví dụ: Khi đề xuất thay đổi lớn trong dự án, nếu bạn đã từng thực hiện tốt những lần trước, đội ngũ và đối tác sẽ dễ dàng đồng ý với giải pháp của bạn hơn.
2.2. Lắng Nghe Tích Cực Và Đồng Cảm
Lắng nghe và hiểu cảm xúc của người khác giúp bạn tạo sự đồng cảm, từ đó dễ dàng thuyết phục và ảnh hưởng đến họ. Khi các bên liên quan cảm thấy ý kiến của họ được tôn trọng, họ sẽ cởi mở hơn và sẵn sàng hợp tác.
- Ví dụ: Nếu một thành viên trong đội bày tỏ lo ngại về thời hạn gấp rút, thay vì gạt bỏ, hãy lắng nghe và thảo luận giải pháp để tối ưu hóa công việc của họ.
2.3. Sử Dụng Lý Lẽ Thuyết Phục Và Dữ Liệu Thực Tế
Ảnh hưởng không chỉ dựa vào cảm xúc mà cần có lý lẽ logic và dẫn chứng thực tế. Khi các quyết định dựa trên dữ liệu, người khác sẽ tin tưởng hơn vào đề xuất của bạn.
- Ví dụ: Thay vì chỉ yêu cầu gia hạn dự án, hãy đưa ra dữ liệu cụ thể về lợi ích của việc kéo dài thời hạn và rủi ro nếu không làm như vậy.
2.4. Tạo Động Lực Thông Qua Cam Kết Cá Nhân
Người quản lý có thể tạo ảnh hưởng mạnh mẽ hơn nếu họ hiểu được động lực cá nhân của từng thành viên và kết nối nó với mục tiêu chung. Khi đội ngũ cảm thấy mục tiêu cá nhân của họ phù hợp với thành công của dự án, họ sẽ làm việc với sự nhiệt huyết hơn.
- Ví dụ: Nếu một thành viên muốn phát triển kỹ năng lãnh đạo, bạn có thể giao cho họ trách nhiệm quản lý một phần dự án, giúp họ có động lực cống hiến hơn.
2.5. Điều Chỉnh Phong Cách Giao Tiếp Phù Hợp Với Đối Tượng
Một người có ảnh hưởng hiệu quả là người biết điều chỉnh phong cách giao tiếp phù hợp với từng đối tượng. Mỗi người có cách tiếp nhận thông tin khác nhau, và khả năng thích nghi sẽ giúp thông điệp của bạn dễ dàng được chấp nhận hơn.
- Ví dụ: Khi giao tiếp với lãnh đạo cấp cao, bạn nên tập trung vào kết quả chiến lược và tác động dài hạn. Trong khi đó, với đội ngũ kỹ thuật, hãy đi vào chi tiết và quy trình.
3. Vai Trò Của Influencing Trong Các Giai Đoạn Quản Trị Program Và Dự Án
3.1. Trong Giai Đoạn Lập Kế Hoạch
Khi lập kế hoạch, Project Manager cần ảnh hưởng đến các bên liên quan để thống nhất về phạm vi, nguồn lực và thời gian thực hiện. Sự đồng thuận ở giai đoạn này sẽ giúp dự án bắt đầu suôn sẻ và có ít trở ngại hơn.
- Ví dụ: Thuyết phục lãnh đạo cấp cao đầu tư thêm tài nguyên bằng cách trình bày lợi ích dài hạn của dự án đối với tổ chức.
3.2. Trong Quá Trình Thực Hiện
Khi dự án bắt đầu, Program Manager cần duy trì ảnh hưởng để điều phối các đội nhóm và giữ cho mọi người tập trung vào mục tiêu. Những xung đột hay chậm trễ thường xuyên xảy ra, và khả năng tạo ảnh hưởng giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng.
- Ví dụ: Khi hai đội nhóm bất đồng về quy trình làm việc, Program Manager cần lắng nghe cả hai bên, tìm điểm chung và hướng họ đến giải pháp chung.
3.3. Trong Giai Đoạn Kết Thúc Và Đánh Giá
Kết thúc dự án là lúc cần tạo ảnh hưởng để thu thập phản hồi trung thực và khách quan, giúp cải thiện cho các dự án sau. Đồng thời, ghi nhận thành quả của đội ngũ cũng là cách để tạo động lực cho họ trong tương lai.
- Ví dụ: Khuyến khích các thành viên chia sẻ thẳng thắn những gì đã làm tốt và chưa làm tốt trong một buổi họp đánh giá sau dự án.
4. Các Chiến Lược Nâng Cao Khả Năng Influencing
- Xây dựng uy tín cá nhân: Đảm bảo rằng bạn luôn giữ lời hứa và thực hiện đúng cam kết.
- Học hỏi và phát triển kỹ năng giao tiếp: Tham gia các khóa học về giao tiếp và lãnh đạo để nâng cao khả năng thuyết phục.
- Tạo mối quan hệ lâu dài: Đầu tư vào việc xây dựng mối quan hệ chân thành và lâu bền với các bên liên quan.
5. Kết Luận: Influencing Là Nghệ Thuật Dẫn Dắt Thành Công
Trong quản trị program và dự án, influencing không phải là việc áp đặt, mà là nghệ thuật thuyết phục và định hướng người khác bằng cách tạo sự đồng thuận và xây dựng niềm tin. Program Manager và Project Manager giỏi cần biết cách tạo ảnh hưởng tích cực để đội ngũ và các bên liên quan làm việc với nhau một cách hiệu quả và hướng đến mục tiêu chung.
Ảnh hưởng hiệu quả không chỉ giúp dự án hoàn thành đúng tiến độ và đạt chất lượng cao, mà còn tạo ra giá trị bền vững trong mối quan hệ và văn hóa làm việc. Khi biết cách ảnh hưởng đúng lúc và đúng cách, bạn không chỉ quản lý tốt dự án hiện tại mà còn mở ra nhiều cơ hội thành công trong tương lai.
Nhận xét
Đăng nhận xét