Trong quản trị program và dự án, coaching (huấn luyện) không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà là một nghệ thuật lãnh đạo giúp khai mở tiềm năng, tăng cường năng lực cá nhân và tạo động lực dài hạn cho đội ngũ. Thay vì chỉ ra mệnh lệnh hay áp đặt, coaching tập trung vào sự phát triển của mỗi thành viên, giúp họ tự tìm ra cách giải quyết vấn đề, vượt qua giới hạn của bản thân và đạt được hiệu quả cao hơn. Một Program Manager hay Project Manager thành công không chỉ là người dẫn dắt công việc mà còn là người định hướng, truyền cảm hứng và giúp đội ngũ phát triển toàn diện.
1. Coaching Quan Trọng Như Thế Nào Trong Quản Trị Program Và Dự Án?
Quản trị dự án không chỉ đơn thuần xoay quanh tiến độ và kết quả; nó còn là hành trình của sự phát triển liên tục, nơi mỗi thành viên cần được trao cơ hội để thử thách bản thân và cải thiện năng lực. Coaching là cầu nối giữa năng lực hiện tại và tiềm năng tương lai của từng người. Nó giúp các thành viên không chỉ hoàn thành nhiệm vụ trước mắt mà còn phát triển bản thân theo con đường lâu dài. Điều này tạo ra một văn hóa học tập và phát triển bền vững, nơi các cá nhân và tổ chức cùng lớn mạnh.
2. Các Nguyên Tắc Cơ Bản Để Coaching Hiệu Quả
2.1. Lắng Nghe Sâu Để Hiểu Vấn Đề Cốt Lõi
Coaching bắt đầu từ khả năng lắng nghe sâu. Người quản lý không chỉ nghe những gì được nói ra mà còn cần quan sát cảm xúc, thái độ và ngôn ngữ cơ thể để nhận diện những khó khăn tiềm ẩn.
- Ví dụ: Khi một thành viên bày tỏ rằng họ gặp khó khăn với tiến độ, lắng nghe sâu sẽ giúp Program Manager hiểu rằng nguyên nhân có thể không chỉ là thời gian mà còn là sự tự tin hoặc thiếu kỹ năng cần thiết.
2.2. Đặt Câu Hỏi Mở Để Kích Thích Tư Duy
Những câu hỏi mở không chỉ giúp giải quyết vấn đề trước mắt mà còn kích thích tư duy sáng tạo, khuyến khích thành viên tự tìm giải pháp thay vì phụ thuộc vào sự chỉ đạo.
- Ví dụ: Thay vì hỏi, “Tại sao bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ?”, hãy hỏi: “Có cách nào khác mà bạn nghĩ sẽ cải thiện tiến độ không?” Câu hỏi này giúp người được huấn luyện tìm ra hướng đi mới và tạo cảm giác làm chủ công việc.
2.3. Phản Hồi Xây Dựng Và Cụ Thể
Phản hồi hiệu quả không chỉ là chỉ ra những gì cần cải thiện mà còn định hướng để người được huấn luyện biết cách tiến bộ. Những lời khen ngợi chân thành và phản hồi cụ thể sẽ truyền động lực và củng cố niềm tin cho các thành viên.
- Ví dụ: Thay vì nói “Bạn làm tốt lắm,” hãy nói: “Tôi đánh giá cao cách bạn tối ưu quy trình, điều đó giúp tiết kiệm nhiều thời gian.” Điều này không chỉ ghi nhận thành tích mà còn định hình hành vi tích cực cho tương lai.
2.4. Đặt Mục Tiêu Phát Triển Cá Nhân Cụ Thể Và Khả Thi
Coaching hiệu quả là khi người quản lý giúp thành viên xác định được mục tiêu phát triển cá nhân phù hợp với khả năng và mục tiêu dự án. Khi thành viên cảm thấy mục tiêu của họ gắn liền với mục tiêu chung, họ sẽ làm việc với sự cống hiến và động lực mạnh mẽ hơn.
- Ví dụ: Một thành viên muốn phát triển kỹ năng lãnh đạo có thể được giao trách nhiệm quản lý một nhiệm vụ quan trọng, tạo điều kiện để họ vừa đóng góp cho dự án, vừa cải thiện kỹ năng của mình.
3. Coaching Trong Các Giai Đoạn Khác Nhau Của Dự Án
3.1. Giai Đoạn Khởi Động: Tạo Động Lực Và Định Hướng
Ngay từ giai đoạn đầu, Program Manager có thể sử dụng coaching để giúp các thành viên hiểu rõ vai trò của họ trong bức tranh lớn và khơi dậy sự cam kết đối với dự án.
- Ví dụ: Thay vì chỉ giao nhiệm vụ, hãy cùng đội ngũ thảo luận về ý nghĩa của dự án, từ đó giúp họ thấy rằng công việc của mình có giá trị và tác động thực sự.
3.2. Giai Đoạn Thực Hiện: Giúp Thành Viên Vượt Qua Khó Khăn
Trong quá trình thực hiện dự án, những khó khăn và thách thức là điều không thể tránh khỏi. Coaching giúp các thành viên tìm ra giải pháp sáng tạo và duy trì động lực ngay cả khi gặp trở ngại.
- Ví dụ: Khi một thành viên cảm thấy quá tải với khối lượng công việc, thay vì chỉ yêu cầu họ hoàn thành, Project Manager có thể coaching để họ tự tìm cách tối ưu hóa công việc và đề xuất hỗ trợ nếu cần.
3.3. Giai Đoạn Kết Thúc: Phản Hồi Và Học Hỏi
Sau khi dự án kết thúc, coaching đóng vai trò quan trọng trong việc tổng kết và rút ra bài học. Đó là cơ hội để các thành viên đánh giá lại những gì họ đã học được và xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân cho tương lai.
- Ví dụ: Một buổi đánh giá sau dự án không chỉ tập trung vào kết quả mà còn thảo luận về những kỹ năng mới đã được phát triển và cách tiếp tục cải thiện.
4. Lợi Ích Của Coaching Trong Quản Trị Program Và Dự Án
4.1. Tăng Cường Hiệu Suất Và Hiệu Quả Làm Việc
Khi các thành viên được huấn luyện đúng cách, họ sẽ tự tin hơn và làm việc chủ động hơn, từ đó cải thiện hiệu suất của cả đội ngũ.
4.2. Phát Triển Kỹ Năng Dài Hạn
Coaching không chỉ giúp hoàn thành nhiệm vụ trước mắt mà còn phát triển kỹ năng bền vững, tạo ra đội ngũ mạnh mẽ và sẵn sàng cho những dự án tương lai.
4.3. Tạo Động Lực Và Gắn Kết Đội Ngũ
Khi cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ trong quá trình làm việc, các thành viên sẽ gắn bó hơn với tổ chức và dự án, đồng thời duy trì tinh thần tích cực và nhiệt huyết.
5. Kết Luận: Coaching Là Chìa Khóa Khai Phá Tiềm Năng Và Phát Triển Đội Ngũ
Coaching không chỉ là một kỹ thuật quản lý mà là một nghệ thuật lãnh đạo. Nó giúp Program Manager và Project Manager tạo ra môi trường làm việc nơi mọi người cảm thấy được thấu hiểu, được khuyến khích và được phát triển. Coaching không chỉ giúp hoàn thành công việc mà còn tạo ra giá trị lâu dài thông qua sự phát triển cá nhân và đội nhóm.
Khi người quản lý biết cách truyền cảm hứng, lắng nghe và đặt ra mục tiêu phát triển cá nhân, đội ngũ không chỉ vượt qua những thách thức trước mắt mà còn tiến xa hơn trên hành trình sự nghiệp. Một đội ngũ được coaching tốt sẽ không chỉ thành công trong dự án hiện tại mà còn sẵn sàng đối mặt với những cơ hội và thách thức mới trong tương lai.
Nhận xét
Đăng nhận xét